Dział Kadr i Administracji

• Kierownik Działu - Angelika Hallmann
• Zastępca Kierownika Działu - Natalia Bagan

Zadania Działu:

1. W zakresie obsługi Klienta - w szczególności:
   1. Przyjmowanie, wysyłanie, ewidencjonowanie i wstępna segregacja korespondencji oraz kierowanie jej obiegiem.
   2. Obsługa centrali telefonicznej, infolinii i poczty elektronicznej.
   3. Udzielanie bezpośrednich informacji o sposobie załatwiania spraw w GZZ.
2. W zakresie kadrowo-płacowym w szczególności:
   1. Obsługa w zakresie formalnym właściwym dla pracodawcy osób nawiązujących, rozwiązujących oraz pozostających w stosunku pracy, m.in.:
      1. prowadzenie akt osobowych,
      2. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym i społecznym pracowników,
      3. kontrola czasu pracy oraz prowadzenie ewidencji: zwolnień lekarskich, delegacji, urlopów, kar, nagród i wyróżnień,
      4. ustalanie uprawnień pracowników do nagród jubileuszowych oraz dodatków za wieloletnią pracę,
      5. wydawanie dokumentów kadrowych tj.: świadectw pracy, zaświadczeń, legitymacji służbowych itp.,
      6. prowadzenie kartoteki okresowych badań lekarskich i kontrola terminowości wykonywania tych badań,
      7. koordynacja spraw związanych ze szkoleniem pracowników,
      8. koordynacja składania oświadczeń majątkowych,
      9. organizowanie okresowych ocen kwalifikacyjnych oraz przedstawianie Dyrektorowi wniosków w tym zakresie,
      10. organizowanie i przeprowadzanie wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych,
      11. analiza potrzeb w zakresie funduszu płac oraz kontrola rozliczeń z pracownikami,
      12. dokonywanie rozliczeń podatkowych z tytułu podatku dochodowego,
      13. prowadzenie rozliczeń z zakresu ubezpieczenia społecznego,
      14. prowadzenie i nadzór nad procesem onboardingu i adaptacji nowych pracowników,
      15. zarządzanie szkoleniami i uprawnieniami,
      16. rozwój polityki antymobbingowej,
      17. badanie satysfakcji i dobrostanu pracowników.
   2. Organizowanie - we współpracy z właściwym kierownikiem komórki organizacyjnej - rekrutacji na wolne stanowiska.
   3. Obsługa formalna osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych.
3. W zakresie organizacyjnym - w szczególności:
   1. Opracowywanie projektów prawa miejscowego oraz zarządzeń, regulaminów i innych regulacji wewnętrznych.
   2. Koordynacja przygotowywania sprawozdań z działalności GZZ (z wyłączeniem sprawozdań finansowych).
   3. Obsługa formalna, w tym protokołowanie posiedzeń, narad i innych spotkań z udziałem Dyrektora.
   4. Obsługa postępowań kontrolnych we współpracy z właściwą komórką organizacyjną Miasta.
   5. Obsługa formalna wniosków kierowanych na kolegium Prezydenta Miasta.
   6. Wstępna dekretacja korespondencji wchodzącej do GZZ.
   7. Obsługa procedury związanej z zadaniami premiowymi Dyrektora.
   8. Publikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gdańsku aktów prawnych przygotowywanych w GZZ.
4. W zakresie administracyjno-gospodarczym - w szczególności:
   1. Prowadzenie spraw związanych z dozorem mienia, utrzymaniem czystości i nadzór nad tą działalnością.
   2. Nadzór nad obsługą transportową oraz kontrola wydatków związanych z eksploatacją samochodów służbowych.
   3. Prowadzenie spraw związanych z archiwizacją dokumentów.
   4. Wykonywanie przeglądów i zlecanie remontów obiektów budowlanych pozostających w gestii GZZ.
   5. Współpraca w zakresie inwentaryzacji.
   6. Nadzór nad realizacją i rozliczanie umów w zakresie dostawy mediów, robót budowlanych, usług, zaopatrzenia itp.
   7. Współpraca operacyjna z zewnętrznym Specjalistą ds. BHP, ppoż. i OC, rozliczanie pracy Specjalisty ds. BHP, ppoż. i OC, monitorowanie realizacji egzekwowanie wdrożenia nakazów i zaleceń wydanych przez Specjalistę ds. BHP, ppoż. i OC lub organy kontrolne (PIP, PSP).
   8. Współpraca operacyjna z zewnętrznym IOD, rozliczanie pracy IOD, monitorowane i rozliczanie wdrożenia zaleceń i rekomendacji wydanych przez IOD.
   9. Nadzór nad realizacją wewnętrznego planu finansowego.
   10. Obsługa i zarządzanie systemami wewnętrznego monitoringu wizyjnego.
   11. Nadzór nad uprawnieniami do kontroli dostępu.
   12. Obsługa i zarządzanie systemami alarmowymi w zarządzanych przez GZZ obiektów.
   13. Współpraca z dostawcami (w tym Gdańskim Centrum Informatycznym) w zakresie zapewnienia sprawnej obsługi systemów informatycznych i teletechnicznych GZZ.